Il 2020 potrebbe essere saldamente nello specchietto retrovisore, ma la pandemia di coronavirus non lo è. Ciò significa che almeno per il prossimo futuro, i professionisti degli eventi dovranno continuare a pianificare e ospitare eventi ibridi o virtuali.
Sebbene questi formati di eventi offrano una serie di vantaggi, come maggiori entrate e una maggiore copertura del pubblico, c’è uno svantaggio significativo: l’affaticamento dello schermo! La nostra vita lavorativa e sociale si è spostata online, il che significa che passiamo una maggiore quantità di tempo a fissare i monitor dei nostri computer.
Per organizzare un evento virtuale di successo e mantenere soddisfatti i partecipanti virtuali, dovrai fare di più che mascherare un webinar come un vero e proprio evento virtuale.
Per aiutarti a combattere la fatica degli eventi virtuali, abbiamo messo insieme questo elenco di suggerimenti utili e attuabili!
Ecco alcuni suggerimenti da parte di una nota agenzia di organizzazione eventi digitali a Milano.
Concentrarsi sul coinvolgimento durante la pianificazione
Quando pianifichi il tuo evento virtuale, devi farlo con il coinvolgimento dei partecipanti in primo piano e al centro della tua mente. La fatica di Webinar e Zoom è molto reale e quindi è necessario creare un’esperienza che vada al di là di un semplice incontro virtuale.
Usa i dati degli eventi precedenti per definire realmente i tuoi obiettivi e affinare il tuo pubblico di destinazione. Dopo aver individuato chi ti aspetti di partecipare, puoi presentare il contenuto che vorranno.
È molto più difficile annoiarsi e affaticarsi quando si è interessati all’argomento presentato. Personalizza il tuo evento il più possibile in base alle esigenze e agli obiettivi del pubblico.
Usa la gamification
Poiché il coinvolgimento e il “buy-in” del pubblico sono essenziali per combattere la fatica degli eventi virtuali, la ludicizzazione può essere una delle tue risorse più grandi.
La ludicizzazione degli eventi prende elementi di giochi e competizione e li applica a un’ambientazione non tradizionale.
Aggiungere competizione, divertimento e cameratismo al tuo evento virtuale interromperà il flusso costante di informazioni, impedirà alle persone di annoiarsi e migliorerà l’esperienza complessiva dell’evento.
Considera l’idea di aggiungere concorsi a quiz, cacce al tesoro virtuali, stanze di fuga, sondaggi e persino giochi da tavolo tradizionali all’agenda dell’evento.
Assicurati che i premi e le ricompense per la partecipazione valgano l’investimento o corri il rischio che i partecipanti si sentano come se la ludicizzazione fosse solo un po ‘un lavoro ingrato.
3. Diversificare i contenuti
A nessuno piace passare tutto il giorno seduto passivamente a fissare uno schermo mentre qualcuno gli parla. Non importa quanto siano informati e rispettati i tuoi oratori, un pubblico farà fatica a concentrarsi se il tuo evento consiste in lezioni frontali.
Diversifica i contenuti includendo sessioni di networking, domande e risposte, chat davanti al caminetto, demo di prodotti / servizi, incontri e saluti, qualunque cosa abbia senso per il tema del tuo evento.
Più puoi fare per cambiare il ritmo del tuo evento e mantenere il pubblico con il fiato sospeso, meglio è.
Considera il comfort dei partecipanti
Prevenire l’affaticamento dello schermo durante il tuo evento online non significa solo far interagire il pubblico con le sessioni, ma anche metterlo a proprio agio.
Durante gli eventi dal vivo, i partecipanti hanno libertà di movimento e possono facilmente fare delle pause quando ne hanno bisogno e collegarsi tra loro quando non ascoltano un discorso o una sessione di seminario.
Quando sono a casa, possono fare delle pause, certo, ma staccarsi dallo schermo può anche significare disimpegnarsi dall’evento.
Pianifica più pause nella tua agenda di quante faresti normalmente ed esegui una programmazione leggera tra le sessioni principali. Apri una lounge virale o stanze per sottogruppi di lavoro in modo che coloro che non vogliono necessariamente prendersi una pausa dallo schermo abbiano qualcosa da fare.
Configura il tuo spazio virtuale per creare la migliore esperienza possibile per il pubblico. Utilizza caratteri facili da leggere, offri sottotitoli e, se possibile, servizi di traduzione. Quando decidi il contenuto dell’evento, considera il maggior numero possibile di prospettive e relatori diversi. Includere persone di colore, donne, minoranze religiose e voci LGBTQiIA + può fare molto per aiutare il tuo pubblico a sentirsi a proprio agio e aumentare le opportunità di apprendimento durante il tuo evento digitale.
Scegli il tempismo con saggezza
Quando si pianifica un evento virtuale, gli organizzatori di eventi devono considerare i tempi. Il formato dell’evento virtuale elimina la necessità di preoccuparsi di problemi di pianificazione legati al traffico o alle condizioni meteorologiche, ma non significa che non devi ancora considerare la data e la pianificazione dei tuoi contenuti.
Dovrai evitare di tenere il tuo evento durante o intorno a vacanze o eventi significativi. Se i tuoi partecipanti target non hanno già prenotato per quelle date, probabilmente saranno distratti dai loro piani e da altre considerazioni.
Allo stesso modo, evita di tenere il tuo evento vicino o lo stesso giorno di altri grandi eventi virtuali. Non vuoi che il tuo pubblico debba scegliere (nel caso scelga l’altro!) E non vuoi che si senta esausto dopo aver assistito a un altro evento prima di partecipare al tuo.
Se stai tentando di attirare un pubblico globale, valuta la possibilità di tenere conto di fusi orari diversi. Cerca di evitare di programmare sessioni che potrebbero creare conflitti significativi o complicazioni a qualcuno che spera di sintonizzarsi al di fuori del tuo fuso orario.
Sfrutta i social media
I social media sono un ottimo modo per costruire relazioni e promuovere la comunità. È anche un ottimo modo per evitare l’affaticamento degli eventi virtuali.
È probabile che il tuo marchio abbia già una presenza sui social media, ma dovresti anche creare una pagina per il tuo evento. Usa questo spazio per generare eccitazione e alimentare la conversazione. Pubblica contenuti interessanti e pertinenti per far parlare le persone.
I partecipanti possono “incontrarsi” prima dell’evento, dando loro qualcosa da aspettare con ansia quando finalmente arriva la data dell’evento.
Un pubblico virtuale può vedere il tuo evento come qualcosa di più di una semplice videoconferenza, ma anche come un evento sociale.
I social media possono aiutare il marchio del tuo evento ad apparire più attraente e interessante. Poiché puoi interagire direttamente con le persone, umanizzerà il tuo marchio e stabilirà il senso di fiducia necessario per il coinvolgimento del pubblico e la soddisfazione dei partecipanti.